根據(jù)香港公司法例第三十二章規(guī)定,所有在港注冊的香港公司必須委任公司秘書,以履行公司的法定責(zé)任。也就是說每家在香港注冊成立的有限公司都必須有一名公司秘書,是一個法定職位,故常常稱之為法定秘書。
01 法定秘書的職責(zé)
法定秘書的職責(zé)包括向公司注冊處申報有關(guān)公司架構(gòu)、股東及董事的變動,亦需為董事局?jǐn)M定公司會議議程、籌備周年股東大會及對相關(guān)的法定條例提供專業(yè)咨詢及建議。很多客戶在注冊香港公司時,為了省時省力,均委托專業(yè)的香港秘書服務(wù)公司擔(dān)任香港公司秘書。
02 法定秘書的任職資格
1、香港公司秘書可以是一個自然人或一個法人團(tuán)體。
2、若為個人,該人必須經(jīng)常居住于香港。
3、若為法人團(tuán)體,該法人團(tuán)體必須在香港有注冊地址或營業(yè)地點(diǎn)。
03 法定秘書的責(zé)任
一般來說,秘書應(yīng)確保公司的正常運(yùn)作。法定秘書對公司沒有直接的控制權(quán)或擁有權(quán)。但如果公司發(fā)生問題,法定秘書是要擔(dān)當(dāng)一定責(zé)任的。如若該香港公司有被追究的法律責(zé)任,擔(dān)任香港公司法定秘書的個人或公司亦會受到牽連。
04 法定秘書服務(wù)
一般企業(yè)在注冊香港公司時,都會選擇代理注冊機(jī)構(gòu)作為法定秘書公司,秘書公司可以為香港公司提供注冊地址、提供香港公司年審服務(wù)等。法定秘書具體提供的服務(wù)包括:
1、提供注冊地址及法定注冊秘書;
2、秘書服務(wù)處理及保存公司之法定記錄,例如重要控制人登記冊等信息;
3、代公司保持和政府部門之間的聯(lián)絡(luò),響應(yīng)政府部門的查詢,例如近期香港政府要求所有香港公司都要做KYC盡職調(diào)查,秘書公司需要聯(lián)系香港公司做好KYC盡職調(diào)查工作,以供香港政府審查。
4、秘書服務(wù)代收及處理政府往來函件;
5、提供香港公司年審、改股、商業(yè)登記證更換、注冊地址變更等服務(wù)。
05 法定秘書與商務(wù)秘書的區(qū)別
法定秘書與我們平常所說的商務(wù)秘書不是同一概念。根據(jù)香港《公司條例》,法定秘書是法律強(qiáng)制存在的,而商務(wù)秘書則是公司根據(jù)具體實(shí)際情況自行決定是否設(shè)立的職位,在法律層面上沒有強(qiáng)制要求。商務(wù)秘書是根據(jù)客戶的需要為客戶量身定制的商務(wù)實(shí)務(wù)服務(wù),如接聽電話、傳遞信息、代收代寄,到信用證、物流等服務(wù)
港勤集團(tuán)專業(yè)提供香港公司注冊,境外公司審計,商標(biāo)注冊,秘書服務(wù),法律咨詢等服務(wù)。經(jīng)過多年打造與沉淀,公司客戶遍布全球。對每一位客戶的服務(wù)做到精益求精,讓每一位客戶感到服務(wù)滿意。

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